Warszawa, 26.10.2021
Raport OSCBR: Przedsiębiorcy nie mają wiedzy na temat e-faktur.
Czy polscy księgowi zdążą nauczyć MSP korzystania z elektronicznej księgowości?
Ponad 60% biur rachunkowych uważa, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie dla księgowych korzystnym rozwiązaniem. Przedsiębiorców natomiast w zdecydowanej większości (81%) temat nie interesuje i nie posiadają oni wiedzy na temat planów rządu względem tego zagadnienia (92%). To wyniki badania przeprowadzonego przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), zrzeszającą ponad 2000 biur rachunkowych.
Uchwalona przez Sejm ustawa wdrażająca e-Faktury została skierowana do dalszych prac legislacyjnych w Senacie. Korzystanie z systemu będzie obowiązkowe od 2023 roku, a wcześniej przedsiębiorcy będą mogli testować rozwiązanie dobrowolnie. Polska będzie 4. krajem UE wdrażającym e-Faktury.
Możliwość fakturowania elektronicznego w oparciu o ustrukturyzowany wzór faktury zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obsługą procesu fakturowania. Przechowywanie oraz archiwizacja faktur będzie zapewniona przez administrację przez 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych ulega przedawnieniu.
Dzięki KSeF zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń. Księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze. Wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych. Jednocześnie pozwoli na zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz przełoży się na oszczędność czasu pracowników.
KSeF zwiększy również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Wystawiając fakturę w systemie, zawsze będziemy mieli pewność, że trafiła ona do kontrahenta. Ponadto nabywca będzie posiadał pewność, że została ona wystawiona przez podmiot do tego uprawniony. Faktura wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie zatem konieczności wydawania jej duplikatów.
Dodatkowo przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą automatycznie dostępne, a zatem ich przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. – ocenia Krzysztof Rogowski, Główny specjalista w Departamencie Analiz Ministerstwa Finansów.
WedÅ‚ug szacunków, ok. 70% ksiÄ™gowych w Polsce korzysta z faktur w papierowych, co zwiÄ™ksza ryzyko zgubienia dokumentów, nie jest ekologiczne, a ich wprowadzenie zajmuje cenny czas. Wraz z postÄ™pujÄ…cymi trendami ekologicznymi papierowe faktury odchodzÄ… do lamusa. Nie same jednak kwestie Å›rodowiskowe odgrywajÄ… tu istotnÄ… rolÄ™. Dla rzÄ…du ważna jest wiÄ™ksza kontrola podatkowa oraz zmniejszenie luki VAT. PrzedsiÄ™biorcom z kolei zależy na oszczÄ™dnoÅ›ci czasu, pieniÄ™dzy i optymalizacji procesów, co może umożliwić jedynie postÄ™p technologiczny. Czas pokaże, czy rzÄ…dowy projekt zadowoli obie strony i umożliwi synergiÄ™ dziaÅ‚aÅ„. Jedno jest natomiast pewne – trzeba przygotować siÄ™ na zmiany.
Elektroniczna administracja – potrzebna edukacja
Ogólnopolska Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych przeprowadziła badanie, z którego wynika, że przedsiębiorcy na te zmiany nie są gotowi – 92% z nich nie posiada wiedzy na temat planów cyfryzacji, a 81% temat nie interesuje.
W przypadku biur rachunkowych jest zdecydowanie lepiej – 60% uważa wprowadzenie systemu za korzystne, ale tylko 23,5% badanych twierdzi, że posiada wystarczajÄ…cÄ… wiedzÄ™ na jego temat. KsiÄ™gowi zgodnie podkreÅ›lajÄ…, że to ich rolÄ… jest edukacja przedsiÄ™biorców, a w tym momencie kluczowe jest dla nich to, jak bÄ™dzie siÄ™ odbywaÅ‚o wystawianie i przesyÅ‚anie faktur. WiÄ™kszość z nich wykazaÅ‚a potrzebÄ™ przeszkolenia w tym zakresie.
Wraz z przejÅ›ciem na elektronicznÄ… ksiÄ™gowość rozliczenie podatku bÄ™dzie najmniejszym problemem maÅ‚ego przedsiÄ™biorcy i jego ksiÄ™gowego. Biura rachunkowe, obsÅ‚ugujÄ…ce głównie maÅ‚e i Å›rednie firmy, już teraz powinny pochylić siÄ™ nad automatyzacjÄ… procesów ksiÄ™gowych. Co ważne, system który stworzyliÅ›my jest gotowy do obsÅ‚ugi KSeF – wyjaÅ›nia RafaÅ‚ Strzelecki, prezes CashDirector, firmy dostarczajÄ…cej na rynek inteligentny system wspierajÄ…cy zarzÄ…dzanie finansami i ksiÄ™gowoÅ›ciÄ… dla maÅ‚ych i Å›rednich firm, z którego korzystajÄ… biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR.
MajÄ…c na uwadze wyniki badania, Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) rozpoczęła program Ogólnopolskich Cyfrowych Rewolucji KsiÄ™gowych, zakÅ‚adajÄ…cy m.in. indywidualne szkolenia dla ksiÄ™gowych oraz wsparcie w przeniesieniu ksiÄ™gowoÅ›ci na wirtualny system mKsiÄ™gowość. Program jest odpowiedziÄ… na transformacjÄ™ tradycyjnej „papierowej†ksiÄ™gowoÅ›ci w cyfrowÄ… obsÅ‚ugÄ™ klientów oraz wpisuje siÄ™ w ekologiczny trend no paper. Towarzyszy mu także akcja charytatywna, której celem jest przekazywanie niepotrzebnych już segregatorów na rzecz potrzebujÄ…cych placówek – pierwszym beneficjentem zostaÅ‚o Lubelskie Hospicjum dla Dzieci im. MaÅ‚ego KsiÄ™cia.
Wspieramy zrzeszone w naszej sieci biura do ciÄ…gÅ‚ego rozwoju i jak najszybszego przygotowania siÄ™ na nadchodzÄ…cÄ… cyfrowÄ… rewolucjÄ™ caÅ‚ej branży ksiÄ™gowej. Jednym z nieuchronnych trendów jest caÅ‚kowite przejÅ›cie z tradycyjnego modelu ksiÄ™gowoÅ›ci papierowej na bardziej ekologicznÄ… formÄ™ – mówi Anita GoÅ‚Ä™biewska, Dyrektor ZarzÄ…dzajÄ…ca OSCBR.
Korzyścią dla biur jest bezpłatny system do księgowości oraz wdrożenie do cyfrowej obsługi księgowej klientów. Współpracujący przy pilotażu specjaliści zadbali o to, by podnieść jakość świadczonych usług biur rachunkowych i pokazać ich przedstawicielom jak wspierać i usprawniać biznes przedsiębiorców.
Co zyskają przedsiębiorcy?
Resort wskazuje na liczne korzyści dla właścicieli firm płynące z wdrożenia nowego rozwiązania. Jedną z nich ma być szybszy zwrot VAT. Cały proces ma skrócić się aż o 1/3 i wynosić 40 dni. Faktury będą gromadzone w bazie danych Ministerstwa Finansów, zatem nie ulegną zniszczeniu lub nie zaginą bezpowrotnie. Z kolei koniec 6-letniego przymusu płacenia za archiwizację dokumentacji papierowej zapewni oszczędność pieniędzy. Odejść ma również często kłopotliwy obowiązek formalny, a mianowicie konieczność uzgodnienia faktur korygujących „in minus†pomiędzy sprzedającym a nabywcą.
Wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF), czyli faktur ustrukturyzowanych, to najwiÄ™ksza zmiana w raportowaniu od wielu lat. Ta zupeÅ‚nie nowa forma obiegu faktur, z systemem Ministerstwa Finansów jako poÅ›rednikiem,raportowania, wpÅ‚ynie na 2 podstawowe procesy finansowo-ksiÄ™gowe w spółkach tj. fakturowanie sprzedaży i przyjmowanie faktur zakupowych. By przygotować siÄ™ do wdrożenia (integracji) KSeF w spółce, należy przeanalizować zarówno obecne procesy sprzedaży, magazynowe (wymagane informacje dotyczÄ…ce np. dostawy na nowej fakturze) oraz wystawiania i przyjmowania faktur. WÅ‚aÅ›ciwe przygotowanie systemów ERP jest tym bardziej kluczowe, by po wejÅ›ciu w życie zmian odnieść korzyÅ›ci, np. wstÄ™pne ksiÄ™gowanie otrzymywanych faktur, a nie stwarzać ryzyko w spółce np. poprzez zagrożenie dla pÅ‚ynnoÅ›ci ze wzglÄ™du na opóźnienia w fakturowaniu – twierdzi Tomasz Sitarek, Dyrektor PwC Polska.
Cyfrowa rewolucja – jak wygląda przyszłość.
Automatyzacja wkracza do organów państwowych i urzędów, które pragną dalej integrować procesy wraz firmami na szczeblu krajowym. Celem przedsiębiorstw jest przede wszystkim generowanie zysku, co wymusza koncentrację na działaniach temu sprzyjających. Zmniejszenie obciążeń związanych z obsługą księgową czy podatkową pozwoli wykorzystać większą część zasobów do działań strategicznych, rozwijających biznes. Do tego niezbędna jest digitalizacja procesów. Dziś nie ma już od tej drogi odwrotu. Automatyzacja jest początkiem dalszych zmian. Do świata finansów przebojem wdziera się sztuczna inteligencja, tworzone są autonomiczne systemy.
Badanie przeprowadzone przez OSCBR w czerwcu 2021 pokazało, że ponad 93% biur rachunkowych uważa branżę za innowacyjną, a automatyzacja procesów, wprowadzenie systemów online oraz sztucznej inteligencji to konieczność.
Dzięki nowoczesnej technologii dane wprowadzane przez księgowych do wyliczenia podatków są również wykorzystywane przez przedsiębiorców do administrowania finansami, kontroli kosztów, monitorowania płynności, oszczędzając ich czas i pozwalając skoncentrować się na rozwijaniu biznesu. Dla biur rachunkowych automatyzacja to możliwość redukcji kosztów obsługi klientów i przeznaczenia czasu księgowych na wspieranie biznesu, zamiast na ręczne księgowanie dokumentów.
####
CashDirector w Polsce, w ramach sieci OSCBR, którą tworzy wspólnie z mBankiem, współpracuje już z ponad 2000 biur księgowych. Technologia dająca jednolitą zintegrowaną platformę do współpracy przedsiębiorców, księgowych i banku została wdrożona w Polsce m.in. przez mBank, a za granicą przez Aion Bank czy MaBankPro. Spółka z powodzeniem realizuje plan ekspansji międzynarodowej i jest obecna we Francji, Włoszech, Niemczech i Belgii.
