Pandemia COVID-19 zmusiÅ‚a ksiÄ™gowych i biura rachunkowe do szerszego korzystania ze zdobyczy technologii i wdrożenia programów do zdalnej i automatycznej pracy. Jak pokazujÄ… badania Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, ksiÄ™gowi postrzegajÄ… ostatnie miesiÄ…ce jako czas rewolucji technologicznej w swojej branży, a automatyzacja i wdrożenie rozwiÄ…zaÅ„ z zakresu sztucznej inteligencji jest w tej chwili kluczowym trendem, który przesÄ…dzi o być albo nie być biur ksiÄ™gowych. Ten proces dodatkowo przyspieszy jeszcze wdrożenie e-faktur, które od jesieni tego roku majÄ… być dobrowolne, ale od 2023 roku bÄ™dÄ… już obowiÄ…zkiem.
– Biura rachunkowe sÄ… coraz bardziej innowacyjne. Pandemia wymusiÅ‚a na nas stosowanie takich programów, które zastÄ™pujÄ… bezpoÅ›redni kontakt z naszymi klientami i uÅ‚atwiajÄ… nam pracÄ™. To przekÅ‚ada siÄ™ na komfort: klient nie musi do nas przychodzić osobiÅ›cie, wszystko zaÅ‚atwiamy zdalnie przez internet – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Ewa Woźniak z Biura Rachunkowego Info-Plus, zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).
Podobnie jak dla innych branż pandemia COVID-19 okazaÅ‚a siÄ™ wyzwaniem dla ksiÄ™gowych i biur rachunkowych. Z jednej strony tarcze antykryzysowe i szybkie zmiany legislacyjne wprowadzane przez rzÄ…d wymusiÅ‚y ciÄ…gÅ‚e aktualizowanie wiedzy z zakresu bieżących przepisów. Z drugiej strony kolejne lockdowny spowodowaÅ‚y konieczność ograniczenia bezpoÅ›rednich kontaktów z klientami. W tej sytuacji na wagÄ™ zÅ‚ota okazaÅ‚y siÄ™ programy do zdalnej i automatycznej pracy.
– Konieczne okazaÅ‚y siÄ™ narzÄ™dzia umożliwiajÄ…ce przesyÅ‚anie dokumentów ksiÄ™gowych miÄ™dzy przedsiÄ™biorcami a biurami rachunkowymi. Jednym z takich narzÄ™dzi jest mOrganizer, który pozwala np. zrobić smartfonem zdjÄ™cie faktury i jÄ… wysÅ‚ać – mówi Witold RapczyÅ„ski z Biura Rachunkowego Pitcom, zrzeszonego w OSCBR.
Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, stworzona w 2017 roku, która w tej chwili zrzesza już blisko 2 tys. podmiotów, przygotowaÅ‚a raport pokazujÄ…cy, że ksiÄ™gowi postrzegajÄ… ten i ubiegÅ‚y rok jako czas rewolucji technologicznej w swojej branży. Deklaruje tak 93 proc. biur rachunkowych, które oceniajÄ…, że automatyzacja procesów, wprowadzenie systemów online i algorytmów sztucznej inteligencji to konieczność, która przesÄ…dzi o ich istnieniu na rynku. Jako kluczowe branża postrzega w tej chwili technologie umożliwiajÄ…ce zdalnÄ… wspóÅ‚pracÄ™ z klientami oraz automatyzacjÄ™, która upraszcza procedury i uwalnia nawet 40–50 proc. zasobów ludzkich od żmudnych i czasochÅ‚onnych czynnoÅ›ci.
– Automatyzacja powoli wchodzi do branży i trzeba siÄ™ do tego przystosować. To jest przyszÅ‚ość biur rachunkowych, chociaż nic nie zastÄ…pi czÅ‚owieka. Automatyzacja uÅ‚atwia nam jednak pracÄ™, uwalnia nas od rutynowych czynnoÅ›ci. KsiÄ™gowych, którzy dawniej wprowadzali dane i wklepywali dokumenty do komputera, dziÅ› zastÄ™pujÄ… programy, które odczytujÄ… dokumenty i automatycznie wprowadzajÄ… do systemów ksiÄ™gowych – mówi Ewa Woźniak.
Takie narzÄ™dzia rozwija polski fintech CashDirector, który ma ambicjÄ™ zrewolucjonizowania branży ksiÄ™gowej. Start-up wspierany m.in. przez EC Venture, Luma Ventures i TechStars dotÄ…d zainwestowaÅ‚ już w rozwój 4 mln euro, a do koÅ„ca tego roku planuje przeznaczyć drugie tyle. W Polsce spóÅ‚ka wspólnie z mBankiem w ramach sieci OSCBR rozwija mOrganizer finansów, który pozwala przedsiÄ™biorcom prowadzić nowoczesnÄ… ksiÄ™gowość w chmurze, z poziomu aplikacji mobilnej. Na polskim rynku ma on już ok 120 tys. użytkowników.
mOrganizer jest dostÄ™pny dla posiadaczy konta firmowego w mBanku w zakÅ‚adce „Mój biznes”. Pozwala m.in. wykonywać smartfonem zdjÄ™cia dokumentów czy faktur kosztowych i przesyÅ‚ać je do Inboxa (narzÄ™dzia umożliwiajÄ…cego elektroniczne przekazywanie faktur ksiÄ™gowym) oraz wystawiać faktury sprzedaży – szybko i z dowolnego miejsca. Najnowsza wersja mOrganizera ma też wiele dodatkowych funkcji, jak np. możliwość uzupeÅ‚nienia danych firmy z poziomu smartfona przy pierwszym wystawieniu faktury.
WedÅ‚ug CashDirector wszystkie biura rachunkowe, które korzystajÄ… dziÅ› z mOrganizera, bÄ™dÄ… w peÅ‚ni przygotowane na powszechne wdrożenie w Polsce elektronicznych faktur. Te już za dwa lata bÄ™dÄ… obowiÄ…zkowe dla rozliczeÅ„ miÄ™dzy firmami. W 2018 roku – jak wskazujÄ… dane Eurostatu – korzystaÅ‚o z nich zaledwie 13 proc. polskich firm (i 18 proc. europejskich).
– E-faktury to pomysÅ‚ Ministerstwa Finansów, który ma uszczelnić system podatkowy. W tej chwili jest na etapie projektu, ale już od 1 października tego roku ma wejść jako rozwiÄ…zanie dobrowolne. Natomiast od 2023 roku to rozwiÄ…zanie bÄ™dzie już obowiÄ…zkowe i wówczas wszyscy podatnicy i przedsiÄ™biorcy bÄ™dÄ… musieli korzystać z systemu e-faktur – mówi Katarzyna ÅšwiÄ™tochowska z Kancelarii Podatkowej Katarzyna ÅšwiÄ™tochowska, zrzeszonej w OSCBR.
– E-fakturowanie zmieni sposób pracy biur rachunkowych i sposób wystawiania faktur przez przedsiÄ™biorców. To bÄ™dzie duża zmiana, wiÄ™c potrzebny jest też sprawny system, który jÄ… umożliwi. Aby e-fakturowanie zaczęło dziaÅ‚ać, konieczny jest program, który bÄ™dzie Å‚Ä…czyÅ‚ siÄ™ z centralnym serwerem, gdzie bÄ™dÄ… siÄ™ znajdowaÅ‚y faktury – dodaje Witold RapczyÅ„ski.
Polski system e-faktur ma być wzorowany na rozwiązaniu włoskim. Dokument w formie elektronicznej będzie wystawiany i wymieniany za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur, czyli scentralizowanej, rządowej platformy. Centralny Rejestr Faktur spowoduje, że nie trzeba będzie ich ręcznie wprowadzać do systemu, bo będzie można je importować i automatycznie księgować.
– Korzystanie z systemu e-fakturowania wpÅ‚ynie bardzo korzystnie na zwrot VAT-u naliczonego dla podatnika. W tej chwili podatnik czeka na zwrot 60 dni, a jeÅ›li podatnik bÄ™dzie korzystaÅ‚ z e-faktury, ten czas skróci siÄ™ do 40 dni – wyjaÅ›nia Katarzyna ÅšwiÄ™tochowska. – Nie trzeba bÄ™dzie wystawiać duplikatów faktur, bo wszyscy bÄ™dÄ… mogli siÄ™ zalogować do systemu i w każdej chwili sprawdzić bÄ…dź pobrać danÄ… fakturÄ™. Nie ma możliwoÅ›ci, aby faktura po prostu zaginęła.