E-faktura i Centralny Rejestr Faktur (CRF) to kolejne etapy wdrażania e-usług ułatwiających rozliczenia między firmami. Rejestr ma zbierać wszystkie e-faktury wystawiane przez predsiębiorców. Co ciekawe, jego celem jest możliwość analizowania i doglądania zgodności faktur VAT wystawionych przez predsiębiorców swoim kontrahentom. Można wobec tego powiedzieć, że rąd chce mieć nad wszystkim większą kontrolę i zapobiec stosowaniu nieuczciwych praktyk względem Urędu Skarbowego. Prejrystość dokumentacji ma pomóc w wyłapywaniu przestępstw podatkowych i wszelkiego typu nadużyć z tym związanych. Zaletą wprowadzenia CRF jest automatyzacja procesu związanego z preprowadzaniem kontroli podatkowych – skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w to predsiębiorców.
Centralny Rejestr Faktur (określany także jako Centralna Baza Faktur) ma funkcjonować w Polsce od 01.10.2021 roku, natomiast prewiduje się, że od 2023 roku e-faktury staną się obowiązkowe. Prepisy wzorowane są przede wszystkim na przykładzie Włoch. Usługa została tam udostępniona już w 2017 roku, a po okresie prejściowym zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku. W Polsce także prewidywane jest wprowadzenie obligatoryjnego stosowania e-faktury po okresie prejściowym. Na początku predsiębiorcy mają korystać z niej dobrowolnie. Będzie ona jedną z możliwych metod dokumentowania sprzedaży (obok faktur papierowych i elektronicznych). CRF będzie oparty o dane przekazywane przez predsiębiorców w nowej strukture plików JPK_V7 z deklaracją. W skrócie można powiedzieć, że Centralny Rejestr Faktur ma służyć uszczelnieniu systemu podatkowego i preciwdziałaniu oszustwom podatkowym. Jest to kolejny krok po wprowadzeniu JPK, split payment i białej listy podatników VAT.
Działanie systemu
Centralny Rejestr Faktur ma skupiać wszystkie e-faktury wystawiane przez predsiębiorców. Według założeń będą one przekazywane za pośrednictwem konta – przez ministerialną platformę. Każdy podatnik będzie posiadać osobiste konto do celów podatkowych. Jego obsługa ma być możliwa z poziomu komputera i każdego urądzenia mobilnego. Dostęp do konta pozwoli na podgląd wystawionych e-faktur, a także tych otrymanych od kontrahentów, który przekazali je przez platformę.
Omawiana nowelizacja ustawy o VAT wprowadza również regulacje dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. System ten dostępny będzie poprzez stronę internetową, a dostęp do niego będzie możliwy po uwierytelnieniu się przez osobę upoważnioną do korystania z niego. Uwierytelnienie będzie następowało za pomocą podpisu elektronicznego bądź ePUAP.
Jednocześnie podatnicy będą mieli obowiązek poinformowania naczelnika urędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wyjątek stanowić będzie osoba prowadząca jednoosobową działalność, gdzie ustawodawca domyślnie uznał, że do wystawiania faktur będzie uprawniony właściciel firmy.Oczywiście w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przepisy umożliwiają również upoważnienie innej osoby do wystawiania faktur.
Naczelnik urędu skarbowego będzie również informowany o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu jedynie w celu pobierania z niego faktur ustrukturyzowanych. Prepisy umożliwiają bowiem podatnikowi nadanie pracownikowi lub innemu podmiotowi uprawnień jedynie do dostępu do faktur ustrukturyzowanych, np. dla księgowej w celu ich pobrania i rozliczenia, ale już bez możliwości wystawiania.
E-faktury będą otrymywane i wystawiane za pomocą Krajowego Systemu e-faktur ( KSeF). Będzie mógł je wystawić podatnik lub osoba upoważniona. Dostęp do Krajowego Systemu e-faktur predsiębiorcy zyskają dzięki specjalnemu kontu, które będzie opracowywane w ramach e-Urędu Skarbowego. Obsługa konta ma być możliwa z komputera i każdego urądzenia mobilnego.
Dobrowolnie czy obowiązkowo?
Początkowo polscy predsiębiorcy będą korystać z niego dobrowolnie. E-faktury będą funkcjonować obok faktur papierowych i dostępnych już w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Korystanie z e-faktury stanie się obowiązkowe dopiero po okresie prejściowym w 2023 roku.
Benefity dla podatników
Wdrożenie e-faktur ułatwi rozliczanie obrotu między predsiębiorcami, usprawni kontrolę i przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a więc uszczelni lukę w VAT. Urąd Skarbowy będzie miał możliwość porównania faktur wystawionych przez predsiębiorcę z fakturami wykazanymi w pliku JPK_ V7. Korystanie z systemu przyniesie wiele koryści w zakresie bezpieczeństwa, ponieważ faktura nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy też zaginięciu – pozostanie na stałe w bazie danych Ministerstwa Finansów.
Kolejnym atutem jest wygoda i przyspieszenie obrotu. E-faktury będą wydawane według jednego wzorca, co zapewni łatwość korystania z systemu. Na koncie predsiębiorcy będą widoczne wszystkie faktury. Podatnik będzie miał każdorazowo możliwość wglądu w ich treść. Dzięki systemowi będziemy mieli pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, ponieważ CRF pozwoli na sprawdzenie czy nabywca pobrał fakturę, a kupującym da możliwość sprawdzenia czy rachunek umieszczony na fakture znajduje się na białej liście podatników VAT. Dodatkowo podatnicy korystający z e-faktury otrymają zwrot VAT o 20 dni szybciej, gdyż termin zwrotu skróci się z 60 na 40 dni. Będą też zwolnieni z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur elektronicznych.
Kolejna zachęta dotyczy faktur korygujących “in minus”. Nie treba będzie stosować ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania, o których mowa w ust. 19A ustawy o VAT, co oznacza, iż nie będzie już konieczny warunek posiada dokumentacji, która potwierdzałaby uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą.
Autorem komentara jest Mariola Biela z Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych